¿COMO ESTABLECER PROCEDIMIENTOS?

Hay que iniciar por el hecho de que un procedimiento es aquel instructivo para realizar una determinada labor que se realiza de forma constante y repetitiva en una empresa. Hace parte sistema de gestión de calidad de cada empresa y ayuda a estandarizar lo que hace cada uno de los trabajadores. Con el tiempo tanto la experiencia de trabajadores y directivos pueden ayudar a seguir fortaleciendo los procedimientos que se desarrollen, enriqueciéndolos con ideas y técnicas.

PASOS PARA ESTABLECER UN PROCEDIMIENTO

1. Estimación
2. Elaboración
3. Revisión
4. Aprobación
5. Implantación

CONTENIDO DE UN PROCEDIMIENTO:

1. Razón
2. Objetivo
3. Alcance
4. Responsble
5. Frecuencia
6. proceso
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EFICIENCIA REAL

CONTROL DE PROCESOS

Esta es la esencia de la gerencia en todo nivel de la empresa si se entiende la relación de causa/efecto.

Es decir que cuando ocurre algo se le llama efecto y son los resultados, el fin.
Estos efectos son desencadenados por causas, (conjunto de medios).

Modelo de Ishikawa.

Proceso:
Teniendo esto claro podemos avanzar, un proceso es un conjunto de causas que provoca uno o mas efectos.

Las causas pueden ser: materia prima, maquinas, medio ambiente, medidas, mano de obra, método, entre otros, tambien conocidas como medios de manufactura, factores de manufactura o factores de servicio.

Dentro de la empresa existen muchos procesos y hasta la empresa misma es un proceso. El proceso se controla a través de sus efectos.

Indicadores de resultado de un proceso:
Son indicadores numéricos establecidos sobre los efectos de cada proceso para medir su calidad total, de esta manera un proceso se gerencia a través de los resultados arrojados por los indicadores numéricos que se establecen sobre los efectos de cada proceso y que se pueden medir.
Estos pueden ser. calidad, costo, entrega, moral y seguridad de sus efectos.

Suelen llamarse indicadores de control de resultados y se establecen sobre los puntos de control.

Principio de Pareto: “pocas causas son 

vitales y muchas son triviales”

TRAZABILIDAD

LA TRAZABILIDAD

La trazabilidad es una herramienta del control de calidad. Puede definirse como el conjunto de procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer la historia del proceso, la ubicación y trayectoria de un producto o sus lotes a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado a través de herramientas determinadas, por lo tanto es asegurar la calidad de los procesos asegurando el bienestar del consumidor final.

Trazabilidad Interna: es obtener la traza que va dejando un producto por todos los procesos internos de una compañía, con sus manipulaciones, su composición, la maquinaria utilizada, su turno, su temperatura, su lote, etc., es decir, todos los indicios que hacen o pueden hacer variar el producto para el consumidor final.

Trazabilidad Externa: es externalizar los datos de la traza interna y añadirle algunos indicios más si fuera necesario, como una rotura del embalaje, un cambio en la cadena de temperatura, etc.

Para obtener la trazabilidad correcta del producto se debe ir registrando los indicios que deja el producto mientras se mueve por la cadena de producción. 

SISTEMA DE TRAZABILIDAD

Es el proceso que se extiende desde desde las materias primas hasta el producto final suministrado a un consumidor. En este sistema cada subproceso debe ser administrado por la entidad y cada interfaz entre cada subproceso para que permita la recolección de datos en ambas direcciones: Paso adelante y paso atrás. 

Para establecer un sistema de trazabilidad se deben tener en cuenta los objetos físicos del que existe una necesidad de recibir información acerca de su historia aplicación o localización, es decir un ítem trazable. 

El "tracing" es conocida como la trazabilidad hacia atrás que consiste en identificar el origen, atributo o historia de la unidad producida. 

El "tracking" es conocido como la trazabilidad hacia delante para seguir la ruta de la unidad a través de la cadena de valor mientras se transfiere entre empresas hasta el consumidor final.

¿QUIENES PARTICIPAN EN EL PROCESO DE TRAZABILIDAD?

1. Comerciantes, puntos de venta, restaurantes y hoteles.
2. Bodegas y centros de distribución
3. Autoridades (INVIMA, DADIS, etc)

1. Dueño de la marca
2. creador del dato de trazabilidad
3. Receptor de dato de trazabilidad
4. Fuente del dato de trazabilidad
5. Creador del item trazable
6. Receptor del item trazable
7. Fuente del ítem trazable
8. Iniciador de la solicitud de rastreo
9. Fuente del dato de trazabilidad
10. Transportador

ELEMENTOS DEL ÍTEM TRAZABLE

• El ítem debe tener una identificación global y única directamente con el ítem o bien en el áctivo que lo contiene (cajas) o el documento que lo acompaña.
• Deben ser marcados con el número del lote del ítem.
• Fecha de vencimiento.

DEFINICIONES DE CALIDAD

Como la calidad es aveces algo dependiente al área donde se esté observando vamos a remitirnos a las muchas definiciones que ha tenido la calidad.

Definición 1:  La calidad de los bienes o servicios es una percepción por parte de un cliente que compara un producto con otros de acuerdo a las características observables con otros productos, lo que lo hace mejor o peor que el resto delos productos.

Definición 2: Conjunto de propiedades inherentes a una cosa que permite caracterizarla y valorarla con respecto a los demás de su especie.

Definición 3: Es una herramienta básica para una propiedad inherente de cualquier cosa que le permite ser comparada con cualquier otra similar.

Definición 4: Conformidad relativa de un producto final de acuerdo a las especificaciones establecidas para el mismo.

Definición 5: Para las ISO: Grado en que el conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

Definición 6: Es la satisfacción del cliente.

Definición 7: La calidad es la interacción entre dos dimensiones, la dimensión subjetiva (Lo que el cliente quiere) y la dimensión objetiva (Lo que se ofrece).

Definición 8: Cumplimento de los requisitos

IMPORTANCIA DE LOS S.G.C. EN LA INDUSTRIA DE ALIMENTOS

Debido a que es importante conocer las ventajas y consecuencias de aplicar en la industria alimenticia un sistema de gestión de calidad  aquí enumero doce de ellas:

1. Satisfacer totalmente las necesidades de los clientes.
2. Potenciar la imagen de la empresa ante los clientes (Los actuales y los potenciales).
3. Cumplir con las expectativas de clientes y añadir unas que no esperaba mejorando el producto.
4. Despertar necesidades que el cliente no sabía que tenía con las cualidades del producto mejorado.
5. Lograr productos sin defectos.
6. Mejorar el sistema de trabajo (Mayor eficiencia, eficacia y efectividad).
7. Mayor competitividad.
8. Diseñar, producir y entregar un producto un producto de satisfacción total.
9. Incremento de la satisfacción de todos los que trabajan en la empresa.
10. La calidad no es el problema ES LA SOLUCIÓN.
11. Simplifica la interacción entre cada departamento y área de la empresa.
12. Dar solución inmediata a los problemas que se presenten en la producción.

ETAPAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CALIDAD

ETAPAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CALIDAD

LA SENSIBILIZACIÓN

Es la primera etapa de la implementación, aquí es vital comenzar creando o desarrollando una cultura organizacional propia y el ambiente propicio para las actividades venideras. La sensibilización debe estar enfocada en los diferentes niveles de las organizaciones:

NIVEL OPERACIONAL:

Se debe preparar al personal para adoptar o incorporar a su trabajo diario pequeños detalles o rutinas que, por lo general, se omiten o se consideran irrelevantes.

Por ejemplo: diligenciar un formato en el momento y hora indicada. Así mismo, motivar para que participen en la elaboración de los documentos y propuestas que beneficien los procesos en los cuales participan (ver principios de calidad).

NORMA ISO 9000:2000

Casi en la mayoría de los casos, el personal operativo es muy receptivo a este tipo de programas, pero es quizás el más sensible, por tal motivo no se pueden crear falsas expectativas.

Lo más nocivo para un SGC es motivar al personal y no dar continuidad a la implementación porque el personal puede perder credibilidad en los líderes del proyecto.

LOS NIVELES INTERMEDIOS:

Son de vital importancia por ser el enlace entre la dirección y la operación. Por tal razón son los encargados de canalizar las ideas del personal operativo y ponerlas en paralelo con las directrices administrativas. En dicho nivel, el personal debe tener un amplio conocimiento de la operación para saber en qué momento delegar, dirigir o controlar. Por lo tanto, es necesario motivarlos, haciéndoles énfasis en la responsabilidad y autoridad frente al SGC.

EN EL NIVEL DIRECTIVO:

Es donde se debe realizar una sensibilización más profunda. Por lo general, las direcciones expresan su apoyo destinando los recursos necesarios, sin embargo, esto no es suficiente, el comportamiento y el conocimiento de la dirección sobre el tema es vital para el éxito del proceso. La participación activa de los directivos en los procesos de implementación hace la diferencia entre el éxito o el fracaso.

Actualmente es muy común observar a altos directivos de las organizaciones enseñando a los operarios como realizar e interpretar una gráfica de control con los datos y situaciones reales. Estos detalles, tan sencillos aparentemente, hacen la diferencia y evidencian la aplicación de los principios de calidad enunciados en la norma ISO 9000:2000, Liderazgo y Participación del Personal. Sin embargo, todavía prevalecen los casos en los que al interactuar con los gerentes acerca de sus actividades del SGC, éstos contestan con parquedad y, de inmediato, invocan la presencia del encargado de la implementación o la de sus asistentes.

DIRECCIONAMIENTO Y DOCUMENTACIÓN

En esta etapa, se empieza a consolidar todo aquello que se ha pensado para el funcionamiento del SGC.

ESTRATEGIAS:

A nivel directivo, debe plantearse el direccionamiento de la organización, en especial para dar cumplimiento a la norma ISO 9001, en lo referente a la Política de Calidad (Capítulo 5.3), Objetivos de Calidad (Capítulo 5.4) y Planificación del SGC (Capítulo 5.4).

A nivel ejecutivo y operativo, comienza a documentarse lo que hace la organización, establecer la estructura documental, identificar y caracterizar los procesos (Capítulo 4.1), realizar los procedimientos documentados que exige la norma y escribir los procedimientos necesarios que soporten la operación de la organización: qué se hace, cómo se hace, quién lo hace, dónde se hace, cuándo se hace, porqué se hace y dónde queda registrado.

HERRAMIENTAS DEL CONTROL DE CALIDAD

Anteriormente el control de calidad era realizado al finalizar un proceso de producción separando productos defectuosos de los que iban al mercado. Pero para obtener mejores productos y tener un margen de perdidas mas reducidos el control debe realizarse desde los productos comprados a los proveedores pasando por el proceso, el resultado y la conformidad del cliente con el producto. Por lo tanto el control de calidad es un elemento dela gestión de la calidad en una organización. 

El control de calidad se enmarca en el desarrollo de concepto de "LA CALIDAD TOTAL" la cual es el objetivo, para esto es necesario establecer una cultura organizacional, mantener el desarrollo de personal, trabajo en equipo, desarrollar la filosofía con los proveedores, proveedores y planificar la calidad.

Para realizar el correcto control de calidad pretendiendo siempre llegar a la "CALIDAD TOTAL" reduciendo al maximo el numero de defectos durante el procesado se tienen unas herramientas que ayudan a aplicar el control de calidad y facilitan la toma de decisiones para corregir los defectos.

HOJA DE RECOLECCIÓN DE DATOS

También se le conoce como registro o control y aquí se reúnen todos los datos recogidos con respecto a la información que se quiere recolectar en base al proceso realizado. Se clasifica esa información en categorías que facilitan la recolección (de forma automática) y análisis de los datos, además facilita el pensamiento estadístico necesario en la toma de decisiones en una organización.

La información recogida por el encargado del control de calidad por lo general está apoyado en el uso de herramientas de análisis como por ejemplo el alcoholimetro, el termómetro, entre otros.

A la hora de aplicar esta herramienta se debe tener en cuenta:

• La identificación de los elementos a seguir
• Definir el alcance de los datos a recoger
• La frecuencia de recolección de datos
• Definir puntos de recolección, personal que realizará el procedimiento
• diseño e impresión de la hoja

HISTOGRAMAS

Son las representaciones gráficas de los datos recolectados de forma que faciliten la comprensión de los que sucede durante el proceso, teniendo en cuenta los ejes X (X1 vs X2) y Y donde por lo general, X son las medidas y Y las frecuencias. De esta manera se puede:

• Obtener de forma clara y sencilla la información
• Mostrar las variaciones y cambios en el proceso
• Identificar los defectos y anomalías
• Comparar con otros procesos.

DIAGRAMA DE PARETO

Es una herramienta para establecer cuales son los problemas que tienen prioridad para ser resueltos (incluyendo sus causas).

DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO

Es un diagrama que ayuda en el análisis y resolución de un problema. Mostrando las causas y los efectos en un sistema o proceso.

LA ESTRATIFICACIÓN

Se divide la información por las diferentes características y clasificación del ámbito que representan.

DIAGRAMA DE SCADTER

(Por terminar)

GRÁFICA DE CONTROL

(Por terminar)

ANÁLISIS DE LA PRODUCCIÓN

El control y análisis de la producción consiste en la medición del desempeño de la gestión de los procesos productivos, con el fin de saber si ésta es la adecuada y saber qué tan cerca estamos de los objetivos propuestos, para que, en caso de haber desviación, poder tomar las medidas correctivas.

Para medir la gestión de la producción se hacen uso de indicadores, de los cuales los más importantes son:

• Capacidad disponible.
• Eficiencia.
• Producto defectuoso o Porcentaje defectuoso.
• Eficiencia global de equipo.

Veamos a continuación el concepto de cada uno de ellos y algunos de ejemplos de cómo aplicarlos:

Capacidad disponible (D)

Este indicador nos muestra qué porcentaje de la capacidad instalada es utilizada exclusivamente en producir.

Su fórmula es:

D = ((Capacidad utilizada – Tiempo asignado) / Capacidad instalada) x 100 %

Veamos un ejemplo:

Una carpintería que fabrica sólo rompecabezas cuenta con una máquina especial que corta y lija madera. Se trabaja de lunes a sábado en dos turnos de 8 horas cada uno, y se realiza mantenimiento preventivo en el último turno de la semana. Si produce 200 rompecabezas a la semana, ¿cuál es la capacidad disponible?

Capacidad instalada por semana = 7 días/sem. x 24 hrs/día = 168 hrs/sem.

Capacidad utilizada por semana = 6 días/sem. x 16 hrs/día = 96 hrs/sem.

Tiempo asignado = 8 hrs/sem.

D = ((96 – 8) / 168) x 100 = 52.38 %

El 52.38 % de la capacidad instalada se utilizada exclusivamente para producir, mientras que el 47.62 % restante se utiliza para administrar la producción, mantenimiento, descanso, etc.

Eficiencia (E)

Este indicador mide la discrepancia o variación que existe entre la producción estándar (o ideal) y la producción actual (o real).

La fórmula para hallar la eficiencia es:

E = (Producción actual / Producción estándar) x 100 %

Veamos un ejemplo:

En el mismo caso de la carpintería, la máquina produce 40 rompecabezas en promedio diariamente, pero en la última semana se ha tenido el siguiente reporte de producción:

Día	Lun	Mar	Mie	Jue	Vie	Sab
Producción	30	39	38	31	36	24

¿Cuál es la eficiencia promedio semanal con la que ha estado trabajando la máquina?

Producción estándar diaria = 40 / 16 = 2.5 rompecabezas/hora

Producción estándar semanal = (capacidad – tiempo utilizado) x producción/hora

Producción estándar semanal = (96 – 8) x 2.5 = 220 rompecabezas/semana.

Producción actual = 30 + 39 + 38 + 31 + 36 + 27 = 198 rompecabezas/semana.

E = (198 / 220) x 100 = 90%

Del total de la producción esperada, se ha realizado el 90% y el 10% restante se ha perdido entre paradas menores, inactividad de la máquina, ineficiencia del trabajador, métodos ineficaces, etc.

Producto defectuoso o Porcentaje defectuoso (P)

Este indicador mide el porcentaje que representan los productos defectuosos con respecto a la producción.

Los productos defectuosos se pueden deber a:

• desperdicios de materiales.
• mal uso de la capacidad instalada.
• ineficiencia de la mano de obra.
• ineficiencia de mediciones, controles, etc.

La fórmula para hallar el producto defectuoso es:

P = (Total defectuosos / Total de producción) x 100 %

Veamos un ejemplo:

Siguiendo con el caso de la carpintería, a continuación se muestra el reporte del control de calidad de la última semana:

Día	Lun	Mar	Mie	Jue	Vie	Sab
Producción	30	39	38	31	36	24
Defectuoso	4	6	3	6	2	7

¿Cuál es el producto defectuoso obtenido durante los 7 días?

Total defectuosos: 4 + 6 + 3 + 6 + 2 + 7 = 28 rompecabezas/semana

Total producción: 198 rompecabezas/semana

P = (28 / 198) x 100 = 14.14%

Por cada 100 unidades de producto terminado, el 14.14% es desechado por defectuoso.

Eficiencia global de equipo (EGE)

Este indicado consiste en la combinación de los tres indicadores anteriores, generando un indicador más explicativo y severo de la gestión de los procesos de producción.

Su fórmula es:

EGE = (D / 100) x (E / 100) x ((1 – p) / 100) x 100

* 1 – p: complemento del producto defectuoso.

Siguiendo con el ejemplo de la carpintería:

D = 52.38% = 0.5238

E = 90% = 0.9

P = 14.14% = 0.1414

1 – p = 0.8586

EGE = 0.5238 x 0.9 x 0.8586 x 100 = 40.48%

En este caso, EGE se interpreta como la producción efectivamente realizada con respecto a la capacidad instalada, el 59.52% se han perdido en errores de la producción, variaciones de ritmo de producción, paradas menores y mala calidad.

Destaquemos que la carpintería sólo trabaja dos turnos, por lo tanto, se trabaja menos del 50%, resultado que por consiguiente no resulta productivo para la empresa.

Nota final

Como apunte final debemos señalar que estos indicadores son la mínima información básica que debemos tener para poder controlar la producción y la productividad, su implementación es simple, la podemos aplicar a cualquier tipo de empresa, y no requieren de mayor inversión, sólo de orden y reportes oportunos y eficaces.

Tomado de Arturo K.

CONTROL DE CALIDAD GENERAL DE ALIMENTOS

El control de Calidad es necesario para dirigir una empresa de alimentos asegurando de esta forma la calidad del producto resultante.

De esta manera, el control de calidad son el conjunto de procedimientos llevados a cabo para vigilar de manera constante las operaciones y resultados obtenidos en diferentes procesos y ser comunicados, su objetivo es encontrar errores en el procedimiento efectuado (a través de la recolección masiva de datos) y dirigir los informes a los diferentes departamentos para procurar soluciones.

En Colombia las normas que regulan el control de alimentos están indicadas en el decreto 3075/97 que fue actualizado recientemente por la resolución 2674 de 2013. También la Ley 9/79 establece parámetros que regulan el control de calidad en Colombia.

De esta forma, del  decreto 3075 se desprenden las Buenas prácticas de Manufactura (BPM) y verificar su cumplimiento dará pie al control de calidad en la industria de alimentos. Además de las BPM también existen los sistemas de calidad, debido a que el sector de la calidad siempre es mas exigente y lleva una modernización constante hay que tener en cuenta estos estándares:

• Las normas ISO (Organización internacional de estándares)
• HACCP (Análisis de riesgos y de los puntos de control críticos)
• TQM (Control total de la calidad)
• GLP (Buenas prácticas de laboratorio)

El control de calidad propende junto con una correcta gestión eliminar todas las causas de rechazo del producto en cada fase de la producción, desde los proveedores hasta la conservación en manos del cliente.

Por otra parte, la GESTIÓN DE CALIDAD son el conjunto de actividades de la dirección que determinan la política de calidad, los objetivos y las responsabilidades y se lleva a cabo por medio de la PLANIFICACIÓN DE CALIDAD, CONTROL DE CALIDAD, ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD y EL MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD.

Para confiar en el producto elaborado por la empresa se debe contar con un sistema de SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD que permite planificar actividades y sistematizarlas para controlar de manera efectiva afirmando con certeza un buen resultado.

GESTIÓN E INDICADORES DE GESTIÓN

Los indicadores MECI 1000 fueron establecidos por el decreto 1599 del 2005, como el método estándar de control interno de las organizaciones públicas, estableciendo una estructura básica de control que respeta las características propias de cada entidad del estado y permitiendo que los resultados de las evaluaciones sirvan para mejorar la dirección de las organizaciones mismas.

En cuanto a la NTCGP1000 qué es una guía de evaluación permite implementar un sistema de gestión de calidad vigente la del año 2009.

Como se había dicho en el anterior post la gestion de control se lleva por medio de indicadores de gestión que son medidas:

"Lo que no se mide no se conoce,

no se administra,

no se mejora,

y seguirá funcionando de forma equivocada o mediocre"

¿Qué se mide en una organización?

• Planes y programas
• Unidades estratégicas
• Políticas y objetivos organizacionales
• Procesos como cantidad, calidad, tiempo, recursos, resultados

Según la NTCGP1000 y MECI1000 los distintos indicadores son:

1. Indicador de EFICIENCIA: Que miden los costos Vs proceso de productividad, estableciendo relación entre los insumos y costos de proceso con la administración del proceso productividad. Se miden los recursos de la empresa:

• Insumos
• Maquinas y equipos
• Personal
• Tiempos
• Gastos
• Utilización
• Rotación
• Información
• Capital
• Instalaciones

2.   Indicadores de EFICACIA: se mide el grado de cumplimiento de los objetivos, las metas organizacionales y las caracteristicas del producto organizacional:

• Calidad
• Servicio
• Amabilidad
• Oportunidad en la entrega
• Confiabilidad
• Quejas
• Satisfacción del cliente

3.   Indicadores de EFECTIVIDAD: Se evalúa el impacto en clientes e interesados que están involucrados en la organización, de esta forma se mide la satisfacción en todas las partes interesadas en el producto organizacional.

• Rendimiento
• Cobertura
• Productividad
• Participación en el mercado
• Impacto
• Crecimiento
• Beneficio
• Retención de clientes
• Incremento de clientes
• Nuevos productos

INDICADORES DE GESTIÓN

Muchas veces quedamos sorprendidos al momento que nos realizan una entrevista laboral como ingenieros y nos preguntan ¿Ha manejado indicadores de gestión? A gran cantidad de colegas se les sube el color azul al momento. Aquí trataremos de forma general lo que son los indicadores de gestión.

Primeramente, un indicador de gestión es una medición que permite evaluar el desempeño de una organización.

En la gestión administrativa debemos organizar, planificar, dirigir y controlar la ORGANIZACIÓN que está cimentada en el SISTEMA, el cual contiene una suma de políticas, objetivos, procesos y recursos que le definen.

De esta manera, el SISTEMA puede ser evaluado gracias a los indicadores de gestión que permitirán CONTROLAR de una forma eficaz, sistemática y objetiva la ORGANIZACIÓN. La GESTIÓN del SISTEMA debe ser CONTROLADA por medio de los indicadores de gestión y control.

Debido a que los indicadores de gestión son una medición deben ser expresados en forma CUANTITATIVA para permitir que el proceso de evaluación pueda ser comparado con los resultados medidos por otros procesos de evaluación en ocasiones anteriores, o bien en otras ORGANIZACIONES de similar proceso de evaluación.

Para concluir,  la importancia de los indicadores de gestión se pueden resumir de esta manera:

"Si no se miden los resultados de las organizaciones estas no sabrán como dirigir los procesos que llevan a cabo y mucho menos sabrán qué exigir a quienes hacen parte de la organización para mejorar sus procesos"