¿COMO ESTABLECER PROCEDIMIENTOS?

Hay que iniciar por el hecho de que un procedimiento es aquel instructivo para realizar una determinada labor que se realiza de forma constante y repetitiva en una empresa. Hace parte sistema de gestión de calidad de cada empresa y ayuda a estandarizar lo que hace cada uno de los trabajadores. Con el tiempo tanto la experiencia de trabajadores y directivos pueden ayudar a seguir fortaleciendo los procedimientos que se desarrollen, enriqueciéndolos con ideas y técnicas.

PASOS PARA ESTABLECER UN PROCEDIMIENTO

1. Estimación
2. Elaboración
3. Revisión
4. Aprobación
5. Implantación

CONTENIDO DE UN PROCEDIMIENTO:

1. Razón
2. Objetivo
3. Alcance
4. Responsble
5. Frecuencia
6. proceso
7. Documentos relacionados

EFICIENCIA REAL

CONTROL DE PROCESOS

Esta es la esencia de la gerencia en todo nivel de la empresa si se entiende la relación de causa/efecto.

Es decir que cuando ocurre algo se le llama efecto y son los resultados, el fin.
Estos efectos son desencadenados por causas, (conjunto de medios).

Modelo de Ishikawa.

Proceso:
Teniendo esto claro podemos avanzar, un proceso es un conjunto de causas que provoca uno o mas efectos.

Las causas pueden ser: materia prima, maquinas, medio ambiente, medidas, mano de obra, método, entre otros, tambien conocidas como medios de manufactura, factores de manufactura o factores de servicio.

Dentro de la empresa existen muchos procesos y hasta la empresa misma es un proceso. El proceso se controla a través de sus efectos.

Indicadores de resultado de un proceso:
Son indicadores numéricos establecidos sobre los efectos de cada proceso para medir su calidad total, de esta manera un proceso se gerencia a través de los resultados arrojados por los indicadores numéricos que se establecen sobre los efectos de cada proceso y que se pueden medir.
Estos pueden ser. calidad, costo, entrega, moral y seguridad de sus efectos.

Suelen llamarse indicadores de control de resultados y se establecen sobre los puntos de control.

Principio de Pareto: “pocas causas son 

vitales y muchas son triviales”

TRAZABILIDAD

LA TRAZABILIDAD

La trazabilidad es una herramienta del control de calidad. Puede definirse como el conjunto de procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer la historia del proceso, la ubicación y trayectoria de un producto o sus lotes a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado a través de herramientas determinadas, por lo tanto es asegurar la calidad de los procesos asegurando el bienestar del consumidor final.

Trazabilidad Interna: es obtener la traza que va dejando un producto por todos los procesos internos de una compañía, con sus manipulaciones, su composición, la maquinaria utilizada, su turno, su temperatura, su lote, etc., es decir, todos los indicios que hacen o pueden hacer variar el producto para el consumidor final.

Trazabilidad Externa: es externalizar los datos de la traza interna y añadirle algunos indicios más si fuera necesario, como una rotura del embalaje, un cambio en la cadena de temperatura, etc.

Para obtener la trazabilidad correcta del producto se debe ir registrando los indicios que deja el producto mientras se mueve por la cadena de producción. 

SISTEMA DE TRAZABILIDAD

Es el proceso que se extiende desde desde las materias primas hasta el producto final suministrado a un consumidor. En este sistema cada subproceso debe ser administrado por la entidad y cada interfaz entre cada subproceso para que permita la recolección de datos en ambas direcciones: Paso adelante y paso atrás. 

Para establecer un sistema de trazabilidad se deben tener en cuenta los objetos físicos del que existe una necesidad de recibir información acerca de su historia aplicación o localización, es decir un ítem trazable. 

El "tracing" es conocida como la trazabilidad hacia atrás que consiste en identificar el origen, atributo o historia de la unidad producida. 

El "tracking" es conocido como la trazabilidad hacia delante para seguir la ruta de la unidad a través de la cadena de valor mientras se transfiere entre empresas hasta el consumidor final.

¿QUIENES PARTICIPAN EN EL PROCESO DE TRAZABILIDAD?

1. Comerciantes, puntos de venta, restaurantes y hoteles.
2. Bodegas y centros de distribución
3. Autoridades (INVIMA, DADIS, etc)

1. Dueño de la marca
2. creador del dato de trazabilidad
3. Receptor de dato de trazabilidad
4. Fuente del dato de trazabilidad
5. Creador del item trazable
6. Receptor del item trazable
7. Fuente del ítem trazable
8. Iniciador de la solicitud de rastreo
9. Fuente del dato de trazabilidad
10. Transportador

ELEMENTOS DEL ÍTEM TRAZABLE

• El ítem debe tener una identificación global y única directamente con el ítem o bien en el áctivo que lo contiene (cajas) o el documento que lo acompaña.
• Deben ser marcados con el número del lote del ítem.
• Fecha de vencimiento.

DEFINICIONES DE CALIDAD

Como la calidad es aveces algo dependiente al área donde se esté observando vamos a remitirnos a las muchas definiciones que ha tenido la calidad.

Definición 1:  La calidad de los bienes o servicios es una percepción por parte de un cliente que compara un producto con otros de acuerdo a las características observables con otros productos, lo que lo hace mejor o peor que el resto delos productos.

Definición 2: Conjunto de propiedades inherentes a una cosa que permite caracterizarla y valorarla con respecto a los demás de su especie.

Definición 3: Es una herramienta básica para una propiedad inherente de cualquier cosa que le permite ser comparada con cualquier otra similar.

Definición 4: Conformidad relativa de un producto final de acuerdo a las especificaciones establecidas para el mismo.

Definición 5: Para las ISO: Grado en que el conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

Definición 6: Es la satisfacción del cliente.

Definición 7: La calidad es la interacción entre dos dimensiones, la dimensión subjetiva (Lo que el cliente quiere) y la dimensión objetiva (Lo que se ofrece).

Definición 8: Cumplimento de los requisitos

IMPORTANCIA DE LOS S.G.C. EN LA INDUSTRIA DE ALIMENTOS

Debido a que es importante conocer las ventajas y consecuencias de aplicar en la industria alimenticia un sistema de gestión de calidad  aquí enumero doce de ellas:

1. Satisfacer totalmente las necesidades de los clientes.
2. Potenciar la imagen de la empresa ante los clientes (Los actuales y los potenciales).
3. Cumplir con las expectativas de clientes y añadir unas que no esperaba mejorando el producto.
4. Despertar necesidades que el cliente no sabía que tenía con las cualidades del producto mejorado.
5. Lograr productos sin defectos.
6. Mejorar el sistema de trabajo (Mayor eficiencia, eficacia y efectividad).
7. Mayor competitividad.
8. Diseñar, producir y entregar un producto un producto de satisfacción total.
9. Incremento de la satisfacción de todos los que trabajan en la empresa.
10. La calidad no es el problema ES LA SOLUCIÓN.
11. Simplifica la interacción entre cada departamento y área de la empresa.
12. Dar solución inmediata a los problemas que se presenten en la producción.

ETAPAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CALIDAD

ETAPAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CALIDAD

LA SENSIBILIZACIÓN

Es la primera etapa de la implementación, aquí es vital comenzar creando o desarrollando una cultura organizacional propia y el ambiente propicio para las actividades venideras. La sensibilización debe estar enfocada en los diferentes niveles de las organizaciones:

NIVEL OPERACIONAL:

Se debe preparar al personal para adoptar o incorporar a su trabajo diario pequeños detalles o rutinas que, por lo general, se omiten o se consideran irrelevantes.

Por ejemplo: diligenciar un formato en el momento y hora indicada. Así mismo, motivar para que participen en la elaboración de los documentos y propuestas que beneficien los procesos en los cuales participan (ver principios de calidad).

NORMA ISO 9000:2000

Casi en la mayoría de los casos, el personal operativo es muy receptivo a este tipo de programas, pero es quizás el más sensible, por tal motivo no se pueden crear falsas expectativas.

Lo más nocivo para un SGC es motivar al personal y no dar continuidad a la implementación porque el personal puede perder credibilidad en los líderes del proyecto.

LOS NIVELES INTERMEDIOS:

Son de vital importancia por ser el enlace entre la dirección y la operación. Por tal razón son los encargados de canalizar las ideas del personal operativo y ponerlas en paralelo con las directrices administrativas. En dicho nivel, el personal debe tener un amplio conocimiento de la operación para saber en qué momento delegar, dirigir o controlar. Por lo tanto, es necesario motivarlos, haciéndoles énfasis en la responsabilidad y autoridad frente al SGC.

EN EL NIVEL DIRECTIVO:

Es donde se debe realizar una sensibilización más profunda. Por lo general, las direcciones expresan su apoyo destinando los recursos necesarios, sin embargo, esto no es suficiente, el comportamiento y el conocimiento de la dirección sobre el tema es vital para el éxito del proceso. La participación activa de los directivos en los procesos de implementación hace la diferencia entre el éxito o el fracaso.

Actualmente es muy común observar a altos directivos de las organizaciones enseñando a los operarios como realizar e interpretar una gráfica de control con los datos y situaciones reales. Estos detalles, tan sencillos aparentemente, hacen la diferencia y evidencian la aplicación de los principios de calidad enunciados en la norma ISO 9000:2000, Liderazgo y Participación del Personal. Sin embargo, todavía prevalecen los casos en los que al interactuar con los gerentes acerca de sus actividades del SGC, éstos contestan con parquedad y, de inmediato, invocan la presencia del encargado de la implementación o la de sus asistentes.

DIRECCIONAMIENTO Y DOCUMENTACIÓN

En esta etapa, se empieza a consolidar todo aquello que se ha pensado para el funcionamiento del SGC.

ESTRATEGIAS:

A nivel directivo, debe plantearse el direccionamiento de la organización, en especial para dar cumplimiento a la norma ISO 9001, en lo referente a la Política de Calidad (Capítulo 5.3), Objetivos de Calidad (Capítulo 5.4) y Planificación del SGC (Capítulo 5.4).

A nivel ejecutivo y operativo, comienza a documentarse lo que hace la organización, establecer la estructura documental, identificar y caracterizar los procesos (Capítulo 4.1), realizar los procedimientos documentados que exige la norma y escribir los procedimientos necesarios que soporten la operación de la organización: qué se hace, cómo se hace, quién lo hace, dónde se hace, cuándo se hace, porqué se hace y dónde queda registrado.